Uma dica para quem está iniciando seu trabalho como gestor de frotas é a utilização de planilha de controle de frota.
Afinal, é essencial que a frota esteja com seus dados documentados para conferência sempre que necessário.
Além disso, o gestor precisa saber o que está acontecendo para fazer ajustes, otimizar os custos e etc.
Neste artigo, você vai aprender como criar uma planilha de controle de frota.
Veja o que você vai ler aqui:
- Para que serve a planilha de controle de frota?
- Passo a passo para criar a sua planilha
- A planilha é a melhor opção para controle de frota?
- Invista em um software de gestão para sua frota
Para que serve a planilha de controle de frota?
A planilha de controle de frota serve para registrar todos os dados essenciais de uma frota de veículos: os automóveis, condutores, manutenções, incidência de multas, gastos com combustíveis, as rotas, e o que mais o gestor achar necessário.
Como a planilha é criada manualmente, ela pode ser feita de forma personalizada, especialmente para as necessidades daquela empresa.
Os dados inseridos nela é que darão margem para relatórios de performance e gastos ao final de cada mês, então é fundamental investir determinado tempo na sua criação e na alimentação dos dados mensalmente.
Apesar de ser muito funcional, este é um recurso bom para gestores iniciantes ou frotas menores, por exigir certo cuidado e tempo recorrentes.
A partir do momento que uma frota começa a crescer e as necessidades vão aumentando, o ideal é que se contrate um software especializado, o que elimina a necessidade manual de manutenção da planilha.
Mas falaremos disso nas próximas linhas.
Passo a passo para criar a sua planilha
Antes de mais nada, você precisa definir em qual plataforma criar a sua planilha.
O excel costuma ser a opção mais utilizada, mas recomendamos que você faça uso das planilhas online, que possuem praticamente as mesmas funções e que ficam salvas na nuvem.
Um exemplo é o Google Sheets e o One Drive. Isso garante que elas sejam facilmente recuperadas caso haja alguma pane no computador.
Veja agora os dados que são necessários para uma planilha completa de controle de frotas:
Cadastro dos condutores
Imagine que cada tópico que falarmos aqui estará em uma aba da planilha. Assim você consegue visualizar melhor como inserir as informações.
Crie uma aba para cadastrar cada motorista e insira:
- Nome completo
- Dados da CNH – categoria e vencimento
- Dados pessoais necessários, como CPF
Cadastro dos veículos
Para os veículos, faça a mesma coisa. Insira em uma aba da sua planilha de controle de frota:
- Placa do veículo
- Ano
- Modelo
- Data da última manutenção
- Data da próxima manutenção (e o tipo)
Aqui você também pode inserir o condutor responsável, se for apenas um motorista que ficará com o veículo.
Controle da manutenção dos veículos
Para ter mais controle sobre a manutenção dos veículos, você pode optar por colocar essa informação junto com os detalhes sobre o automóvel, ou criar uma aba só para isso.
O que muda é que quanto mais detalhes você tiver, mais funcional a sua planilha de controle de frota será, e mais detalhes terá também o seu relatório.
Tudo depende do que você precisa e do que espera dessa documentação.
Controle de combustível
O controle de combustível é outro ponto muito importante em uma planilha de controle de frota.
Mesmo que existam diferentes variáveis nesse quesito, é fundamental ter uma referência quanto ao valor do combustível que será gasto mensalmente.
E isso muda de acordo com o veículo utilizado, as rotas, o tipo de combustível a ser colocado, a quantidade inserida em cada parada, e outros detalhes próprios da sua frota.
Coloque todos esses pontos e outros que acredita serem necessários na planilha. Essa parte é uma das mais personalizadas, portanto, olhe para a realidade da sua frota ao fazer o preenchimento.
Controle das rotas e pedágios
Fazer o controle das rotas e pedágios é semelhante ao controle do combustível: é preciso olhar para a realidade e a rotina da sua frota para inserir as informações mais pertinentes na planilha de controle da frota.
Muitas empresas que fazem gestão de frotas contam com sistemas de rastreamento que possuem essas informações automatizadas.
Incidência de multas
Esse é um dos pontos mais negligenciados e que geram um dos maiores custos variáveis na empresa: a gestão de multas das frotas.
Tratando-se de uma frota com muitos veículos e motoristas, fica ainda mais difícil fazer esse controle: quem é o infrator dessa multa? Qual o motivo dessa infração? Como pagar a multa dentro do prazo se ela não chega pelos correios?
E o pior: não fazer a verificação adequada colabora para que as multas se multipliquem – literalmente – e você pague muito mais do que deveria. Você pode entender melhor sobre isso em um post que fizemos aqui para o blog clicando aqui.
A sua planilha de controle de frotas precisa ter uma aba para multas, assim você consegue identificar quem são os motoristas que mais cometem infrações e como resolver essa situação.
A planilha é a melhor opção para controle da frota?
Bom, se você leu até aqui, percebeu que são muitos dados necessários para desenvolver uma planilha completa de controle de frota.
São muitas informações e é imprescindível, principalmente no começo, investir tempo para conseguir criar uma estrutura que seja funcional e atenda às suas necessidades.
Então, para entender se a planilha é uma boa opção para você, analise alguns pontos.
O orçamento – já que uma pessoa será a responsável por alimentar essa planilha mensalmente, e terá que dedicar tempo nessa função
A quantidade de veículos e motoristas – para saber se é viável fazer esse preenchimento manualmente, e se há conhecimento para a criação de relatórios interessantes.
Se essa conta não bater e você identificar que será muito tempo investido para pouco resultado para a empresa, a melhor opção é a contratação de um software.
Invista em um software de gestão para a sua frota
Um software para gestão de frotas abriga todas essas informações citadas no artigo de forma ampla, e gera relatórios periódicos de maneira automatizada.
A Mister Multas, por exemplo, conta com um software de gestão de multas para frotas que detalha todos os pontos citados e ajuda o gestor de frotas a economizar tempo e dinheiro. Você pode conhecer esse software clicando aqui.
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